業務量の急増、プログラミングを学んで自ら解決
物流・行政の隙のない5人のハーモニー
多様なキャリア背景がシナジーの源
国内外の配送ノウハウは世界一
問題が生じた時は、的確なフィードバックが命
「チームメンバーがうまく適応してくれて、やりがいを感じる」
「ミニッシュの職人たちが制作に専念できるよう、配送から海外通関、人事、財務までを一貫して担当する運営チームを置いているのは、おそらく当社だけではないでしょうか？」
国内の歯科技工所の多くは国内の歯科医院を主な取引先としているため、技工士が直接梱包し、宅配便の送り状を貼るだけで業務は終わる。しかし、海外のプロバイダー取引先だけで3桁に達し、月間の輸出件数だけで1,000件に迫るミニッシュ歯科技工研究所の状況は全く異なる。
さらに、研究員の数が右肩上がりで増加している状況下で、従来は病院支援チームに依存していた人事・財務部門まで運営管理チームが担当することになり、業務の難易度は思わずため息が出るほどだ。
3年前、チョン・ヘジンチーム長が加わった時も状況は似ていた。 「iCountの物流管理も行き届いておらず、ピッキングリスト（出荷指示書）さえも、きちんと文書化されたものが一つもありませんでした。」ゼロから手探りで体制を築いてきたチョン・チーム長にとって、このような状況は珍しいというより、むしろ慣れ親しんだパターンに近い。
幸いなことに（？）、今は一人ではない。 歯科技工士として2年間働いた後、チームに加わったチョン・ジャユン代理、総務を担当していたがミニッシュでは人事業務まで任されるようになったイ・ホジョン代理、購買チーム・施設総務チームとの連携を担当するリュ・ジェミン代理、衣類・雑貨の輸入業務を経て今回初めて輸出を担当することになったカン・ナリ主任がいて、心強い。
特にチョン・ジャユン代理は、2年間の歯科技工士としての経験を活かし、海外発送業務の中心的な役割を果たしている。「事務職の方々よりは、私が補綴物の種類や製作の流れを把握するのがずっと容易でした。」現場をよく理解しているため、製作状況の確認や発送のタイミングを的確に調整している。 カン主任は、船積みや運賃などの書類作業を専任で担当している。
海外発送は、些細なミスさえ許されない緊張の連続だ。米国では船積書類にFDA承認番号が必須であり、日本では患者の漢字名やイニシャルまで確認しなければならない。 特に、宅配便でも解決できない海外での共同診療案件については、自ら持ち運ぶ「ハンドキャリー」で対応しているが、ある時は、税関申告の締め切りまでわずか15分を残して書類を急遽修正し、空港へ届けに行った、血の気が引くような瞬間もあった。 海外発送の量が爆発的に増え、手作業による管理方式が限界に達した際には、Vibe Codingを習得し、ダッシュボードを活用して危機を乗り切った。
チョン・チーム長は「一人の人間が数多くの書類を一つひとつ作成するのに大変苦労しているのを見て、このままではみんな辞めてしまうのではないかと（笑）、休みの日にも自宅でテストを繰り返しながら締め切りシステムを完成させた」と当時の状況を語った。今では、複雑な計算や書類作成がボタン一つで処理されるようになった。
人事・労務部門の苦労も並大抵ではない。イ・ホジョン代理は入社直後、馴染みのない制度と格闘した。 「週5日制の会社しか経験したことがなかったので、『隔週3.5日制』の交代勤務の有給休暇をプラス・マイナスしながら計算しようとすると、最初は本当に途方に暮れました。」 追い打ちをかけるように、ERPプログラムまで「アマランサス」に切り替えられた。しかし、イ代理は「ただ盲目的に指示を出すのではなく、チーム長と頭を突き合わせて相談しながら労務システムを共に構築していく過程の方が、むしろやりがいを感じました」と語った。
難局の中でも、チョンチーム長が決して妥協しないことが一つある。それは、100％透明な税務申告だ。 「以前の会社で外貨管理の問題で税務調査を2回も経験したんです。だから、最初から問題なくクリアにやっていこうと、きっぱりと決めたんです。どんなに緊急のハンドキャリーであっても、空港での税関申告と積載スタンプは必須です。」
例外も多く、初めての経験も多いが、笑顔を絶やさない。「問題が起きても、叱責するよりは正確なフィードバックをやり取りするようにしています。新しいチームメンバーが来た時、うまくやっていけるか心配でしたが、皆が思った以上にうまく適応してくれて、それが一番やりがいを感じました。」
