업무량 폭증, 코딩 배워 직접 해결
물류·행정 빈틈없는 5인의 하모니
다양한 커리어 배경이 시너지 원천
국·내외 배송 노하우는 글로벌 1등
문제 있을 땐 정확한 피드백이 생명
“우리 팀원들 잘 적응해줘서 보람돼”
“미니쉬 기공사들이 제작에만 집중할 수 있게 배송부터 해외 통관, 인사, 재무까지 전담하는 운영팀을 둔 곳은 아마 저희밖에 없을걸요?”
국내 기공소 대부분은 국내 치과 위주로 거래하기 때문에 기공사가 직접 포장해 택배 송장만 붙이면 업무가 끝난다. 하지만 해외 프로바이더 거래처만 세 자릿수에 달하고 월 수출 건수만 1,000건에 육박하는 미니쉬기공연구소는 사정이 전혀 다르다.
게다가 연구원 수가 우상향하는 상황에서 기존에 병원지원팀에 기댔던 인사·재무 파트까지 운영관리팀이 전담하게 되는 업무 난이도는 악소리가 절로 나올 판이다.
3년 전 정혜진 팀장이 합류했을 때도 사정은 비슷했다. “이카운트 물류 관리도 안 되고 있었고, 피킹리스트(출고지시서)조차 제대로 문서화된 게 하나도 없었어요.” 맨땅에 헤딩하면서 체계를 만들어온 정 팀장에게는 이러한 상황이 낯설기보다 익숙한 패턴에 가깝다.
다행히도(?) 지금은 혼자가 아니다. 치과기공사로 2년간 일하다 합류한 정자윤 대리, 총무를 맡다가 미니쉬에서 인사 업무까지 맡게 된 이호정 대리, 구매팀·시설총무팀과의 소통을 담당하는 류재민 대리, 의류·잡화 수입 업무를 하다 이번에 처음 수출을 맡은 강나리 주임이 있어 든든하다.
특히 정자윤 대리는 2년간의 기공사 경험을 바탕으로 해외 배송 업무의 중심축 역할을 해낸다. “사무직 분들보다는 제가 수복물 유형이나 제작 흐름을 파악하기가 훨씬 수월했죠.” 현장을 잘 이해하기에 제작 상태 확인, 배송 타이밍을 맞춘다. 강 주임은 선적과 운임 등의 서류 작업을 전담한다.
해외 배송은 사소한 실수조차 용납되지 않는 긴장의 연속이다. 미국은 선적 서류에 FDA 승인 번호가 필수고 일본은 환자의 한자명, 이니셜까지 챙겨야 한다. 특히 특송으로도 답이 안 나오는 해외 협진 건은 직접 들고 나가는 ‘핸드캐리’로 대응하는데, 한번은 면장 신고 마감 단 15분을 남겨두고 서류를 급히 수정해 공항 현장으로 전달했던 피 말리는 순간도 있었다. 해외 배송 물량이 폭증해 수작업 관리 방식이 한계에 다다랐을 땐 바이브 코딩을 배워 대시보드로 위기를 돌파했다.
정 팀장은 “한 사람이 수많은 서류를 일일이 만드느라 너무 힘들어하길래, 이러다 다들 퇴사할까 봐(웃음) 쉬는 날에도 집에서 테스트하며 마감 시스템을 완성했다”고 당시 상황을 전했다. 이제는 복잡한 계산과 서류 작성이 버튼 하나로 처리된다.
인사·노무 파트의 고충도 만만치 않다. 이호정 대리는 입사 직후 낯선 제도와 사투를 벌였다. “주 5일제 회사만 다니다가 ‘격주 3.5일제’ 교대 근무 연차를 플러스 마이너스해 가며 계산하려니 처음엔 정말 막막했어요.” 엎친 데 덮친 격으로 ERP 프로그램까지 ‘아마란스’로 교체됐다. 하지만 이 대리는 “무작정 지시만 하는 게 아니라, 팀장님과 머리를 맞대고 상의하며 노무 시스템을 같이 구축해 나가는 과정이 오히려 보람찼다”고 했다.
난관 속에서도 정 팀장이 결코 타협하지 않는 한 가지가 있다. 바로 100% 투명한 세무 신고다. “예전 회사에서 외화 관리 문제로 세무 조사를 두 번이나 겪어봤거든요. 그래서 아예 처음부터 문제없이 클리어하게 잡고 가자고 못을 박았죠. 아무리 긴급한 핸드캐리라도 공항 세관 신고와 적재 도장은 필수입니다.”
예외도 많고 처음 겪는 일도 많지만 웃음을 잃지 않는다. “문제가 생겨도 채찍보다는 정확한 피드백을 주고받아요. 새 팀원들이 왔을 때 잘 버텨줄 수 있을까 걱정했는데, 다들 생각보다 너무 잘 적응해줘서 그게 제일 보람 있었습니다.”
